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GestQual Registros

A ISO 9001 e demais normas de qualidade requerem que o sistema de gestão da qualidade gere evidências de sua eficácia. Essas evidências, chamadas de registros, devem ser adequadamente mantidas.

Está difícil achar um certificado, uma nota fiscal, um comprovante de pagamento? Numa auditoria fica um corre-corre para achar um registro solicitado por um auditor? Já perdeu o prazo para a renovação daquele registro importante?

Um dos vilões no rendimento de um funcionário é a falta de foco na sua atividade principal, perdendo tempo em atividades que não agregam valor. Um executivo pode perder em média até 30% de sua produtividade quando tem que procurar documentos e registros. Se os colaboradores de sua empresa ou você mesmo passam por isto é sinal que precisam de uma ajuda para controlar seus registros.

GestQual REGISTROS é a ferramenta ideal para auxiliar em todo este processo, executando estes passos de maneira simples e lógica.

FUNCIONALIDADES

  • Totalmente WEB;
  • Controle fácil e simples dos registros;
  • Controle de prazos de renovações e de descarte;
  • Localização física e eletrônica de registros;
  • Endereçamento de retenção de registros;
  • Envio automático por e-mail de tarefas, ações, notas, relatórios informações de prazos;
  • Relatórios personalizados, com filtros parametrizáveis;
  • Exportação de dados para PDF com relatórios dinâmicos.

BENEFÍCIOS

  • Acesso seguro e controle de alterações através de logs;
  • Centralização e democratização da informação;
  • Facilita encontrar registros;
  • Notificações por e-mail em período escolhido para renovação de registros.
  • Notificação por e-mail de registros a vencer e vencidos;
  • Biblioteca para anexar arquivos digitalizados;
  • Relatórios diversos e com múltiplos filtros, facilitando as ações gerenciais.

RECURSOS

Parâmetros

  • E-mails para envio de gerenciamento de prazos de renovação;
  • Cadastros de locais físicos de armazenamento de registros;
  • Grupo de registros com mesma política de renovação;
  • Periodicidade de envio de relatórios.

Cadastro do Registro

  • Controle de datas de emissão, validade, limite para renovação e ideal para renovação;
  • Indica caminho eletrônico do registro.

Localização e Retenção

  • Determinação do local de armazenamento e de retenção do registro;
  • Identificação do destino após retenção.

Acesso

  • Controla o acesso a informações do registro.

Anexos

  • Anexa qualquer tipo de arquivo.